Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten - Schulen

Was ist das Verzeichnis?

Es handelt sich um eine Tabelle, in welcher aufgelistet wird, welche personenbezogenen Daten die Schule zu welchen Zwecken verarbeitet.

Was ist der Zweck des Verzeichnisses?

Mit Hilfe dieses Verzeichnisses kann die Schule nachweisen, dass die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.

Für was bzw. wann erstelle ich ein Verzeichnis?

Das Verzeichnis bezieht sich auf die Verarbeitungstätigkeiten in der Schule. Eine Verarbeitungstätigkeit ist ein Geschäftsprozess auf geeignetem Abstraktionsniveau. Es spielt keine Rolle, welcher Art die Verarbeitung ist, ob die Verarbeitung also automatisiert (dh. mittels eines Programms wie z.B. TLH, Sibank usw.) oder nicht automatisiert (aber in Form einer strukturierten Sammlung wie z.B. einer Schülerakte) erfolgt. Eine entsprechende Differenzierung wird lediglich innerhalb eines Verzeichnisses unter dem Punkt „Verarbeitung“ aufgeführt.

Für jede Tätigkeit / jeden Prozess ist nur ein Verzeichnis zu erstellen.

Für die Tätigkeit bzw. den Prozess wählen Sie einen Oberbegriff wie z.B.

• Verwaltung der Schülerstammdaten
• Zeugniserstellung
• Betrieb einer Homepage
• (…)

Entsprechende Muster, die Sie für Ihre Schule anpassen können, finden Sie unten aufgeführt.

Wie muss das Verzeichnis geführt werden?

Das Verzeichnis ist schriftlich zu führen (auch die elektronische Form ist möglich).

Wer darf Einsicht in dieses Verzeichnis nehmen?

Der Aufsichtsbehörde (Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen) müssen die Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Welche Serviceangebote stellt die RLSB für Sie bereit?

Um Ihnen die Arbeit im Schulalltag zu erleichtern, arbeiten wir daran den Bestand an befüllten Mustern weiter auszubauen. Dabei handlt es sich um vorbereitete Word-Formulare, bei den der Formularschutz jedoch noch nicht aktiviert wurde. Sie können den Formularschutz in Word wie folgt aktivieren: Entwicklertools -> Bearbeitung einschränken -> Bearbeitungseinschränkungen "Ausfüllen von Formularen" -> "Ja, jetzt Schutz anwenden"